Skartácia účtovných dokladov | Účtovníctvo pre každého

« Back to Glossary Index

Skartácia účtovných dokladov je proces riadenej a kontrolovanej fyzickej likvidácie (zniščenia) firemných dokumentov, ktorým už uplynula zákonom stanovená lehota na archiváciu. Cieľom skartácie je uvoľniť archivačné priestory a zároveň bezpečne zlikvidovať citlivé dáta, ktoré už firma nie je povinná uchovávať.

Analógia: Predstavte si to ako „veľké upratovanie“ vo vašom firemnom archíve. Po rokoch, kedy ste museli dokumenty starostlivo opatrovať pre prípad daňovej kontroly, skartácia je proces, ktorým sa ich môžete legálne a bezpečne zbaviť.

Kedy môžem začať skartovať? (Najdôležitejší krok – kontrola archivačných lehôt)

Najväčšou chybou je zlikvidovať dokumenty predčasne. Skartovať môžete výlučne tie dokumenty, ktorým už uplynula lehota na archiváciu stanovená príslušnými zákonmi (najmä Zákonom o účtovníctve a Zákonom o DPH).

Stručný prehľad najdôležitejších lehôt:

10 rokov: Väčšina účtovných dokladov – faktúry, pokladničné doklady, bankové výpisy, zmluvy, ako aj samotná účtovná závierka a výročné správy.
50 rokov a viac: Mzdové listy a iné dokumenty súvisiace s dôchodkovým poistením zamestnancov.

Pre detailný prehľad lehôt si prečítajte náš hlavný článok: Archivácia účtovných dokladov.

Ako by mala prebiehať správna skartácia účtovných dokladov?

Nejde len o vyhodenie papierov do koša. Najmä z dôvodu ochrany osobných údajov (GDPR) by mal byť proces formálny a bezpečný.

Vypracovanie návrhu: Zodpovedný pracovník by mal pripraviť „Návrh na vyradenie registratúrnych záznamov“, kde sa presne špecifikuje, ktoré dokumenty a za aké obdobie sa navrhujú na skartáciu.
Schválenie: Návrh by mal byť schválený vedením spoločnosti.
Fyzická likvidácia: Samotné zničenie by malo prebehnúť spôsobom, ktorý znemožní rekonštrukciu a zneužitie údajov – ideálne pomocou skartovacieho stroja (skartovačky), ktorý reže papier na malé častice, alebo prostredníctvom profesionálnej firmy, ktorá sa zaoberá skartáciou.
Vytvorenie protokolu: O vykonaní skartácie by sa mal vyhotoviť záznam alebo protokol.

Tip od Účtovníctvoprekaždého.sk: „Správna skartácia účtovných dokladov je posledným krokom v ich životnom cykle, ktorý sa začína už pri ich vytvorení a pokračuje správnou archiváciou. V www.uctovnictvoprekazdeho.sk našim klientom radíme nielen ako doklady účtovať, ale aj ako ich správne archivovať a kedy ich môžu bezpečne zlikvidovať. Dobre nastavený systém správy dokumentov od ich vzniku až po zánik vám šetrí miesto, čas a chráni vás pred rizikami.“

Ak máte ďalšie otázky alebo potrebujete pomôcť s nastavením registratúrneho plánu a pravidiel pre archiváciu a skartáciu, neváhajte nás kontaktovať. V Účtovníctvo pre každého sme tu pre vás a radi sa pozrieme na vašu situáciu.

Súvisiace pojmy v našej encyklopédii:

Sledujte nás aj na sociálnych sieťach.