Obeh účtovných dokladov** je definovaná a kontrolovaná cesta, ktorou sa účtovný doklad (napr. faktúra) pohybuje vo firme od svojho vzniku (prijatia) až po jeho finálnu archiváciu.
Analógia:
Je to ako „cesta pacienta“ v nemocnici. Pacient (doklad) príde na recepciu (podateľňa). Ide na vyšetrenie (kontrola správnosti). Potom ide k primárovi (manažér) po podpis (schválenie). Potom ide na oddelenie (účtovné) na zaúčtovanie. Nakoniec ide do archívu. Každý krok je zaznamenaný a má svoje pravidlá.
Detailné vysvetlenie: Interná smernica
Každá firma by mala mať **internú smernicu** o obehu dokladov. Tá presne určuje: 1. **Kto** prijíma doklady (napr. sekretariát). 2. **Kto** ich kontroluje (vecne a formálne – napr. skladník, projektový manažér). 3. **Kto** ich schvaľuje na úhradu (kto má kompetenciu – konateľ, finančný riaditeľ). 4. **Kedy** idú do účtárne (termíny). 5. **Kto** ich účtuje a ako. 6. **Kde** sa archivujú. Dnes je tento obeh čoraz častejšie **elektronický** (workflow v softvéri).
Prečo je to pre vás (ako podnikateľa) dôležité?
Je to základ **vnútornej kontroly**. Zabraňuje chaosu, strate dokladov a podvodom. Ak máte jasný obeh, nemôže sa stať, že niekto zaplatí fiktívnu faktúru, ktorú nikto nevidel a neschválil. Je to tiež dôležité pre audítorov a daňovú kontrolu (preukázanie auditnej stopy).
Najčastejšia chyba / Riziko:
Chybou je, ak doklady „ležia“ týždne na stole u manažéra, ktorý ich neschválil. Účtovníčka ich nemôže zaúčtovať, DPH sa neuplatní včas a dodávateľovi sa nezaplatí načas (hrozia úroky z omeškania). Rizikom je chýbajúca kontrola – ak účtovník rovno všetko zaplatí, otvára to priestor pre podvody.
Tip od Účtovníctvoprekaždého.sk:
„V Účtovníctvo pre každého vám pomôžeme nastaviť **digitálny obeh dokladov**. Cez aplikáciu odfotíte bloček, ten príde k nám, my ho vyťažíme (OCR), pošleme vám ho na schválenie a po schválení ho zaúčtujeme. Rýchle, bezpapierové a vždy pod kontrolou.“
Často kladené otázky (FAQ)
Áno. Zákon o účtovníctve vyžaduje, aby firma mala vypracované interné smernice, a obeh dokladov je jednou z najdôležitejších.
Je to preukázateľná história dokladu. Schopnosť spätne zistiť, kto doklad prijal, kto ho schválil a kto ho zaúčtoval.
Je to anglický výraz pre pracovný tok alebo obeh (napr. elektronický obeh a schvaľovanie faktúr v softvéri).
Podľa smernice – osoba zodpovedná za prípad (napr. manažér) a osoba zodpovedná za zaúčtovanie (účtovník).
« Späť do slovníka**Hľadáte partnera, ktorý vám dáva zmysel?**
Nerozumiete svojim číslam? V Účtovníctvo pre každého veríme, že našou prácou nie je len posielať doklady na úrady, ale premeniť vaše dáta na jasné a zrozumiteľné reporty.
Sme partneri, ktorí za vás sledujú termíny, hľadajú legálne cesty k optimalizácii a chránia vás pred pokutami.