Obeh účtovných dokladov | Účtovníctvo pre každého

« Back to Glossary Index

Obeh účtovných dokladov je presne definovaná „cesta“, ktorou musí prejsť každý účtovný doklad od svojho vzniku (vystavenia) alebo doručenia do firmy, cez jeho spracovanie, kontrolu a zaúčtovanie, až po jeho finálnu archiváciu. Ide o kľúčový interný proces, ktorý by mala mať nastavený každá, aj tá najmenšia firma.

Analógia: Predstavte si to ako „životný cyklus“ každej faktúry alebo bločku vo vašej firme. Obeh účtovných dokladov je ako presne stanovená trasa a séria zastávok, ktorými musí doklad prejsť – od poštára alebo e-mailovej schránky, cez schválenie manažérom, zaúčtovanie účtovníčkou, úhradu, až po finálne uloženie do archívu.

Prečo je dôležité mať definovaný obeh účtovných dokladov?

Poriadok a prehľadnosť: Každý vo firme presne vie, čo má s prijatým dokladom urobiť, komu ho má odovzdať a kto je zaň zodpovedný.
Zamedzenie stratám a duplicite: Zabraňuje tomu, aby sa faktúry strácali na stoloch zamestnancov, zabudlo sa na ne, alebo aby boli omylom uhradené dvakrát.
Kontrola a bezpečnosť: Zabezpečuje, že každý výdavok je pred úhradou skontrolovaný a schválený oprávnenou osobou.
Efektivita a rýchlosť: Jasne definovaný proces výrazne zrýchľuje spracovanie dokladov a prípravu podkladov pre účtovníctvo.
Podklad pre daňovú kontrolu: Dobre zdokumentovaný obeh dokladov je pre daňový úrad dôkazom funkčného vnútorného kontrolného systému.

Fázy obehu účtovných dokladov

Hoci sa proces môže v každej firme mierne líšiť, zvyčajne zahŕňa tieto fázy:

Príjem a evidencia dokladu: Všetky doklady prichádzajú na jedno centrálne miesto (napr. sekretariát, určený e-mail), kde sa označia dátumom prijatia.
Kontrola a schválenie: Príslušný zodpovedný pracovník (napr. vedúci oddelenia, majiteľ) skontroluje vecnú a formálnu správnosť dokladu a schváli ho na úhradu a zaúčtovanie.
Zaúčtovanie: Schválený doklad sa odovzdá na účtovné oddelenie (alebo externej účtovníčke), kde sa zaúčtuje do systému.
Úhrada: Na základe schváleného a zaúčtovaného dokladu sa vykoná platba.
Archivácia: Po úhrade a zaúčtovaní sa doklad založí a archivuje podľa zákonných lehôt.

Tip od Účtovníctvoprekaždého.sk: „Dobre nastavený obeh účtovných dokladov, ideálne formalizovaný v internej smernici, je základom efektívnej spolupráce medzi klientom a účtovníkom. V www.uctovnictvoprekazdeho.sk našim klientom pomáhame s nastavením tohto procesu, najmä v digitálnej podobe. Vďaka jasným pravidlám vieme presne, ktorý doklad je schválený a pripravený na zaúčtovanie, čo výrazne zrýchľuje celý proces a eliminuje chyby. Prechod na digitálny obeh dokladov je jedným z prvých krokov, ktoré s novými klientmi riešime.“

Ak máte ďalšie otázky alebo potrebujete pomôcť s nastavením efektívnych procesov vo vašej firme, neváhajte nás kontaktovať. V Účtovníctvo pre každého sme tu pre vás a radi sa pozrieme na vašu situáciu.

Súvisiace pojmy v našej encyklopédii:

Sledujte nás aj na sociálnych sieťach.