Špecifické účtovníctvo pre dopravnú firmu je jednou z najnáročnejších oblastí v našom fachu. Tankovanie v zahraničí, mýto, diéty vodičov – tu sa neodpúšťa žiadna chyba.
Presvedčil sa o tom aj majiteľ menšej dopravnej firmy z Čadce (5 kamiónov), ktorý nás oslovil s vážnym problémom. Firma síce jazdila naplno, no na účte chýbala hotovosť a majiteľ mal pocit, že jeho podnikanie len „prelieva peniaze“.
Hlavné problémy, ktoré firmu brzdili:
- Stratené peniaze: Predchádzajúci účtovník neriešil vrátenie DPH (Refundáciu) za tankovanie v krajinách EÚ. Firma si dávala naftu do nákladov celú, čím prichádzala o obrovské sumy, ktoré im štáty EÚ mohli vrátiť.
- Riziko pokuty: Výpočet diét (stravného) pre vodičov bol robený „od oka“, čo predstavovalo časovanú bombu v prípade kontroly z Inšpektorátu práce.
- Chaos v kilometroch: Kniha jázd nesedela s tachometrom a fakturáciou.
Ako sme nastavili účtovníctvo pre dopravnú firmu a zachránili cash-flow
Po prevzatí agendy sme okamžite zaviedli systém, ktorý vniesol do logistiky poriadok:
- Refundácia DPH zo zahraničia: Okamžite sme spätne podali žiadosti o vrátenie DPH z krajín, kde firma najčastejšie tankovala (Nemecko, Rakúsko). Pre účtovníctvo dopravnej firmy je toto kľúčový zdroj peňazí, na ktorý sa často zabúda.
- Presné diéty: Zaviedli sme systém na výpočet stravného a vreckového pre vodičov na základe presných podkladov z GPS a tachografov. Mzdy sú teraz vypočítané na cent presne a v súlade so zákonom.
- Elektronická komunikácia: Hoci je klient z Čadce, nemusí k nám jazdiť. Doklad z mýta alebo tankovaciu kartu nám posiela digitálne.
Výsledok: Tisíce eur späť na účte
Po uprataní agendy a schválení žiadostí zahraničnými úradmi sa dostavil výsledok:
- Finančná injekcia: Firma získala späť tisíce eur na vrátenej DPH, čo jej pomohlo preklenúť obdobie splatnosti faktúr a opraviť jedno z vozidiel.
- Bezpečnosť: Majiteľ vie, že jeho vodiči sú vyplácaní legálne a v prípade kontroly má všetky výkazy v poriadku.
- Efektivita: Namiesto papierovačiek sa teraz venuje vyťažovaniu kamiónov.
Máte kamióny alebo dodávky? Účtovníctvo pre dopravnú firmu si vyžaduje odborníka, ktorý pozná medzinárodné pravidlá. Ak podnikáte na Kysuciach, Považí v Žiline či kdekoľvek na Slovensku, sme tu pre vás.
