Fakturácia je súbor činností a procesov spojených s vystavovaním, odosielaním, evidenciou a správou faktúr. Zatiaľ čo faktúra je samotný dokument, fakturácia je celý administratívny a obchodný proces, ktorým si podnikateľ oficiálne „pýta peniaze“ za svoju prácu, dodaný tovar alebo poskytnuté služby.
Analógia: Ak je faktúra „listom“, v ktorom žiadate o platbu, fakturácia je celá vaša interná „poštová služba“ – od napísania listu, cez jeho odoslanie, až po sledovanie, či bol doručený a či naň prišla odpoveď (platba).
Základné kroky v procese fakturácia
Efektívny proces fakturácie zvyčajne zahŕňa tieto kroky:
- Vystavenie faktúry: Vytvorenie dokumentu so všetkými zákonnými náležitosťami.
- Odoslanie faktúry odberateľovi: Dnes už prevažne v elektronickej forme (napr. e-mailom ako PDF).
- Evidencia pohľadávky: Zaevidovanie vystavenej faktúry v účtovnom alebo fakturačnom systéme. Týmto krokom vzniká firme pohľadávka.
- Sledovanie úhrady: Priebežná kontrola bankového účtu a párovanie prijatých platieb s vystavenými faktúrami.
- Manažment neuhradených faktúr: V prípade omeškania platby odosielanie pripomienok a upomienok.
- Zaúčtovanie úhrady: Po prijatí platby sa pohľadávka v účtovníctve označí za uhradenú (zanikne).
Prečo je dôležitý dobrý systém na fakturáciu?
Mať v tomto procese systém a ideálne ho automatizovať pomocou softvéru je kľúčové z viacerých dôvodov:
- Profesionalita: Jednotný a profesionálny vzhľad faktúr buduje dôveru a dobré meno vašej firmy.
- Prehľadnosť: Kvalitný fakturačný systém vám poskytne okamžitý prehľad o tom, koľko ste vyfakturovali, kto vám dlhuje a aké sú vaše peňažné toky.
- Efektivita a úspora času: Automatizácia rutinných úloh (opakované faktúry, automatické upomienky) šetrí obrovské množstvo času v porovnaní s manuálnym vypisovaním faktúr vo Worde alebo Exceli.
- Zníženie chybovosti: Systémy automaticky prideľujú čísla faktúr, vypočítavajú DPH a celkové sumy, čím znižujú riziko ľudskej chyby.
Tip od Účtovníctvoprekaždého.sk: „Efektívna fakturácia je základom zdravého cash flow. V www.uctovnictvoprekazdeho.sk našim klientom radíme pri výbere a nastavení moderných fakturačných systémov (napr. KROS, Pohoda, Superfaktúra), ktoré sa dajú priamo prepojiť s naším účtovným softvérom. Vďaka tomu máme my aj klient okamžitý prístup k aktuálnym dátam, čo zefektívňuje celý účtovný proces a minimalizuje administratívu. Správne nastavená fakturácia je prvým krokom k plne digitálnemu účtovníctvu.“
Ak máte ďalšie otázky alebo potrebujete pomôcť s výberom a nastavením fakturačného systému pre vašu firmu, neváhajte nás kontaktovať. V Účtovníctvo pre každého sme tu pre vás a radi sa pozrieme na vašu situáciu.
Súvisiace pojmy v našej encyklopédii:
Sledujte nás aj na sociálnych sieťach.
Potrebujete poradiť alebo hľadáte profesionálneho účtovníka? Neváhajte nás kontaktovať
Kontaktovať