eFaktúra (elektronická faktúra) je faktúra vydaná, prijatá a spracovaná v elektronickom formáte (napr. XML, ISDOC, EDI), ktorý umožňuje jej automatizované spracovanie. Bežné PDF zaslané mailom je síce digitálne, ale plnohodnotná eFaktúra sú **štruktúrované dáta**.
Analógia:
Predstavte si, že vám príde list. Ak je to PDF, je to ako fotka textu – človek si ju prečíta, ale počítač vidí len obrázok. Musíte to prepísať. **eFaktúra** je ako Excel tabuľka alebo kód, ktorý počítač okamžite „pochopí“ a sám si z neho vytiahne sumu, dátum a IČO bez toho, aby ste museli čokoľvek písať.
Detailné vysvetlenie: PDF vs. XML
V praxi sa často za eFaktúru považuje aj PDF. Z hľadiska DPH zákona je elektronická faktúra akákoľvek faktúra v el. formáte, s ktorou súhlasí príjemca. Budúcnosť je však v **štruktúrovaných eFaktúrach** (XML, EDI, UBL). Tieto súbory si účtovné systémy vymieňajú medzi sebou automaticky. Štát plánuje zaviesť systém **eFakturácie** (zasielanie údajov z faktúr priamo štátu v reálnom čase), čo bude vyžadovať práve tento formát.
Prečo je to pre vás (ako podnikateľa) dôležité?
eFaktúra šetrí čas a peniaze. Prijatie faktúry v XML formáte (alebo vyťaženie údajov cez OCR) eliminuje ručné nahrávanie do účtovníctva, čo odstraňuje chyby (preklepy v sumách, variabilných symboloch). Zrýchľuje to proces schvaľovania a úhrady.
Najčastejšia chyba / Riziko:
Chybou je tlačenie elektronických faktúr do papierovej podoby pre „istotu“. Elektronická archivácia je legálna a bezpečnejšia. Rizikom je nedostatočné zabezpečenie – eFaktúra musí mať zaručenú **vierohodnosť pôvodu** a **neporušenosť obsahu** (napr. elektronickým podpisom alebo bezpečným kontrolným záznamom).
Tip od Účtovníctvoprekaždého.sk:
„My už ‚ďatlom‘ nie sme. V Účtovníctvo pre každého preferujeme eFaktúry. Ak nám pošlete faktúru v ISDOC alebo XML, náš systém ju spracuje za sekundu. Ak máte e-shop, pomôžeme vám nastaviť automatické generovanie a odosielanie eFaktúr vašim zákazníkom, aby ste s tým nemali žiadnu prácu.“
Často kladené otázky (FAQ)
Právne áno (je to elektronický formát). Technicky (pre automatizáciu) je to len „obrázok“, z ktorého sa dáta ťažko ťahajú bez OCR softvéru. Skutočná eFaktúra sú dáta (XML).
Nie nevyhnutne. Vierohodnosť a neporušenosť sa dá zabezpečiť aj inak (napr. cez EDI, alebo kontrolnými mechanizmami vo firme – párovanie s objednávkou).
Áno. Zákon o DPH vyžaduje súhlas príjemcu s použitím elektronickej faktúry. Súhlas môže byť aj tichý (napr. zaplatením faktúry) alebo v obchodných podmienkach.
Je to štandardizovaný formát elektronickej fakturácie (používaný najmä v ČR a SR), ktorý umožňuje ľahký import faktúr do rôznych účtovných programov (Pohoda, Kros, atď.).
« Späť do slovníkaHľadáte partnera, ktorý vám dáva zmysel?
Nerozumiete svojim číslam? V Účtovníctvo pre každého veríme, že našou prácou nie je len posielať doklady na úrady, ale premeniť vaše dáta na jasné a zrozumiteľné reporty.
Sme partneri, ktorí za vás sledujú termíny, hľadajú legálne cesty k optimalizácii a chránia vás pred pokutami.