Kópia (v účtovníctve) je druhopis alebo odpis originálneho účtovného dokladu. Používa sa v prípade straty alebo zničenia originálu, pričom musí byť riadne označená ako „kópia“ a musí obsahovať rovnaké údaje ako originál.
Analógia:
Stratili ste originál rodného listu. Nemôžete si „vytlačiť nový“. Musíte ísť na matriku a požiadať o **duplikát** (kópiu), ktorý má rovnakú právnu váhu. V účtovníctve je to podobné – ak stratíte faktúru, nemôžete si ju len tak vymyslieť, musíte požiadať dodávateľa o vystavenie kópie (druhopisu).
Detailné vysvetlenie: Kópia ako daňový doklad
Pre daňové účely (najmä pre odpočet DPH) je kópia plne akceptovaná, ale musia byť splnené podmienky: 1. **Vierohodnosť:** Musí byť zrejmé, že ide o kópiu originálu (napr. vystavená dodávateľom). 2. **Preukázateľnosť:** Musíte vedieť preukázať, že originál ste stratili alebo bol zničený (napr. čestným prehlásením). 3. **Označenie:** Mala by byť označená ako „kópia“ alebo „druhopis“, aby sa zabránilo dvojitému zaúčtovaniu. V dobe elektronickej fakturácie sa originálom rozumie samotný PDF alebo XML súbor. Jeho „kópia“ je len ďalšie uloženie toho istého súboru.
Prečo je to pre vás (ako podnikateľa) dôležité?
Pretože ak stratíte originálny doklad (napr. bloček z tankovania), strácate nárok na daňový náklad a odpočet DPH. Ak si však vyžiadate od dodávateľa kópiu, môžete si nárok uplatniť. Je to záchrana pri strate dokladov.
Najčastejšia chyba / Riziko:
Chybou je **dvojité zaúčtovanie** – ak zaúčtujete originál a potom omylom aj kópiu, ktorú vám dodávateľ poslal pre istotu. Tým si umelo navýšite náklady. Rizikom je tiež akceptovať kópiu, ktorá nie je vierohodná (napr. rozmazaný sken bez jasných údajov).
Tip od Účtovníctvoprekaždého.sk:
„Stratili ste bloček? Nevadí, ale musíte konať. V Účtovníctvo pre každého vám poradíme, ako získať kópiu (napr. pri platbe kartou sa dá vyžiadať z terminálu). Ak nám dodáte vierohodnú kópiu, zaúčtujeme ju. Ak nie, musíme náklad vyradiť ako nedaňový, aby sme vás chránili pri kontrole.“
Často kladené otázky (FAQ)
Áno. Digitalizácia a elektronická archivácia sú plne akceptované. Sken (alebo fotka mobilom) sa považuje za vernú kópiu originálu a je plnohodnotným účtovným dokladom.
Je to iný názov pre kópiu dokladu vystavenú dodávateľom. Má rovnaké údaje ako originál, ale je na nej vyznačené, že ide o druhopis (napr. v texte „Kópia“).
Áno, ak kópia spĺňa všetky náležitosti daňového dokladu a viete preukázať, že ste si DPH neuplatnili už z originálu.
Ak máte doklad v elektronickej podobe (sken, PDF) a máte zabezpečenú jeho neporušenosť a čitateľnosť, papierovú kópiu (ani originál) už archivovať nemusíte.
« Späť do slovníka**Hľadáte partnera, ktorý vám dáva zmysel?**
Nerozumiete svojim číslam? V Účtovníctvo pre každého veríme, že našou prácou nie je len posielať doklady na úrady, ale premeniť vaše dáta na jasné a zrozumiteľné reporty.
Sme partneri, ktorí za vás sledujú termíny, hľadajú legálne cesty k optimalizácie a chránia vás pred pokutami.