Inventarizácia zásob: Prečo jej podcenenie môže viesť k pokute od daňového úradu?

V každodennom zhone podnikania sa precízne vedenie skladovej evidencie a pravidelná inventarizácia zásob často zanedbáva. Veď tovar sa hýbe, faktúry sa platia, biznis beží. Mnohé firmy však toto podceňovanie „papierov“ vnímajú ako ušetrený čas. Opak je pravdou. Zanedbaná evidencia skladu je časovaná bomba, ktorá vám môže v budúcnosti spôsobiť vážne problémy. A to hneď dvomi spôsobmi: po prvé, strácate kontrolu nad vlastným majetkom, a po druhé, vystavujete sa obrovskému riziku pri daňovej kontrole.

Problém č. 1: Neviete, čo vlastne máte (Strata kontroly a krádeže)

Prvým, okamžitým dôsledkom neporiadku v sklade je, že nemáte jasný prehľad o dianí vo firme.

• Neviete, čo máte predať: Ako môžete efektívne predávať, ak netušíte, koľko kusov daného produktu máte reálne na sklade? To vedie k nespokojným zákazníkom, ktorým sľúbite tovar, ktorý už nemáte.
• Neviete, čo máte nakúpiť: Zbytočne viažete peniaze v tovare, ktorého máte dostatok, zatiaľ čo vám chýba kľúčový artikel.
• Otvárate dvere rozkrádaniu: Ak neexistuje presná evidencia a pravidelná kontrola (inventúra), ktorá porovná účtovný stav so skutočným, vytvárate ideálne prostredie pre drobné aj väčšie krádeže zo strany zamestnancov alebo dodávateľov. Bez inventúry nemáte ako zistiť manko.

Problém č. 2: Konflikt s úradmi (Daňová kontrola a jej dôsledky)

Toto je riziko, ktoré môže byť pre firmu likvidačné. Ak k vám príde daňový úrad na kontrolu, stav vašich zásob a skladová evidencia ho bude zaručene zaujímať. Prečo? Pretože nákup tovaru a materiálu je pre vás daňovým výdavkom, ktorý vám znižuje základ dane. Kontrolór si musí byť istý, že tento výdavok je oprávnený.

Čo sa stane, ak nemáte relevantné podklady?

• Spochybnenie nákladov: Ak neviete preukázať, že tovar, ktorý ste si dali do nákladov, ste aj reálne predali alebo ho máte na sklade, daňový úrad môže tieto náklady spochybniť.
• Určenie dane pomocou pomôcok: Toto je ten najhorší scenár. Ak daňový úrad vyhodnotí vašu evidenciu ako nepreukázateľnú, má právo určiť vám daň pomocou pomôcok. To znamená, že kontrolór odhadne váš základ dane sám (napríklad na základe priemeru v odvetví alebo iných ukazovateľov) a vy mu už len ťažko budete dokazovať opak.
• A to už vôbec nie je zábava. Výsledok takéhoto postupu býva pre podnikateľa spravidla veľmi nevýhodný a končí sa dorubením dane a vysokým penále.

Ako tomu predísť? Správna inventarizácia zásob

Riešenie je pritom systematické a relatívne jednoduché. Zákon o účtovníctve vám prikazuje vykonávať inventarizáciu minimálne raz ročne pred zostavením účtovnej závierky.

1. Veďte priebežnú evidenciu: Zaveďte si systém. Ku každému príjmu tovaru musí existovať príjemka, ku každému výdaju výdajka alebo faktúra. Či už to robíte v Exceli alebo v profesionálnom skladovom softvéri, systém je základ.
2. Vykonajte poctivú fyzickú inventúru: Aspoň raz ročne sa „ponorte“ do skladu a fyzicky spočítajte, zmerajte a zvážte všetko, čo tam máte.
3. Zostavte inventúrny súpis: Výsledky fyzického sčítania spíšte do oficiálneho dokumentu.
4. Porovnajte skutočnosť s účtovníctvom: Porovnajte váš inventúrny súpis (skutočnosť) s tým, čo máte v softvéri (účtovníctvo).
5. Vysporiadajte rozdiely: Zistite, či máte manko alebo prebytok, zistite príčinu a zaúčtujte tieto rozdiely.

Tip od Účtovníctvoprekaždéh​o.sk: „Precízna inventarizácia zásob nie je len povinnosťou, ale aj skvelým manažérskym nástrojom. V www.uctovnictvoprekazdeho.sk našim klientom z oblasti e-commerce a maloobchodu pomáhame nielen so zaúčtovaním skladových pohybov, ale aj s nastavením celého procesu. Moderný účtovný softvér dokáže dnes prepojiť e-shop, fakturáciu a skladovú evidenciu do jedného celku. Vďaka tomu máte vy aj váš účtovník okamžitý a presný prehľad. Investícia do poriadku v sklade je najlepšia príprava na daňovú kontrolu.“

Nepodceňujte svoju skladovú evidenciu. Poriadok v zásobách znamená nielen pokoj pred daňovým úradom, ale aj lepšiu kontrolu nad vaším majetkom, efektívnejšie riadenie cash flow a v konečnom dôsledku aj vyšší zisk.

Ak hľadáte spoľahlivého partnera, ktorý vám pomôže nastaviť a viesť vašu skladovú evidenciu a účtovníctvo precízne a v súlade so zákonom, neváhajte nás kontaktovať na www.uctovnictvoprekazdeho.sk.

Ing. Juraj Herko

Sledujte nás aj na sociálnych sieťach.