Elektronický podpis je digitálny ekvivalent vlastnoručného podpisu. Ide o súbor elektronických údajov, ktoré sú pripojené k elektronickému dokumentu (napr. PDF, zmluve, daňovému priznaniu) a slúžia na potvrdenie identity podpisujúcej osoby a na zabezpečenie integrity (neporušenosti) podpísaného dokumentu.
Analógia: Je to vaša digitálna „pečiatka a podpis“ v jednom. Umožňuje vám podpisovať oficiálne dokumenty priamo v počítači bez potreby ich tlačiť, čím sa celý proces komunikácie s úradmi a obchodnými partnermi výrazne zrýchľuje a zefektívňuje.
Nie je podpis ako podpis – Základné druhy
Podľa európskeho nariadenia eIDAS rozlišujeme niekoľko úrovní elektronických podpisov. Pre bežnú prax sú dôležité najmä tieto:
- Jednoduchý elektronický podpis: Najzákladnejšia forma s nízkou úrovňou zabezpečenia. Môže to byť napríklad naskenovaný obrázok vášho podpisu vložený do dokumentu alebo aj vaše meno napísané na konci e-mailu.
- Zaručený elektronický podpis (ZEP): Musí spĺňať prísnejšie kritériá – je jednoznačne spojený s podpisujúcou osobou a umožňuje zistiť akúkoľvek dodatočnú zmenu v dokumente.
- Kvalifikovaný elektronický podpis (KEP): Je to najvyššia a najdôveryhodnejšia forma. Ide o zaručený elektronický podpis, ktorý je vytvorený pomocou špeciálneho certifikovaného zariadenia (napr. občianskeho preukazu s čipom) a je založený na kvalifikovanom certifikáte. Práve KEP je podľa zákona plnohodnotnou náhradou vlastnoručného podpisu v celej EÚ.
Ako získať a používať kvalifikovaný elektronický podpis (KEP)?
Pre občanov a podnikateľov na Slovensku je cesta ku KEP pomerne jednoduchá:
- Občiansky preukaz s čipom (eID): Pri vydaní občianskeho preukazu s čipom si môžete nechať bezplatne nahrať certifikáty potrebné na vytvorenie KEP.
- Softvér: Na podpisovanie dokumentov potrebujete mať v počítači nainštalovaný softvér (napr. aplikáciu eID klient a softvér na podpisovanie ako QES).
- Proces podpísania: Samotné podpísanie prebieha tak, že v príslušnom programe otvoríte dokument, zvolíte možnosť podpísať pomocou KEP, vložíte občiansky preukaz do čítačky a zadáte svoj 6-miestny bezpečnostný osobný kód (BOK).
Kde všade dnes potrebujete elektronický podpis?
Pre podnikateľov je KEP nevyhnutnosťou pri takmer všetkej oficiálnej komunikácii:
- S Finančnou správou: Podpisovanie všetkých daňových priznaní, kontrolných a súhrnných výkazov k DPH.
- So Sociálnou a zdravotnými poisťovňami: Podávanie mesačných výkazov za zamestnancov, prihlášok a odhlášok.
- S Obchodným registrom: Podávanie návrhov na zápis, zmenu alebo výmaz údajov.
- S ostatnými úradmi: Oficiálna komunikácia prostredníctvom elektronickej schránky na portáli slovensko.sk.
Tip od Účtovníctvoprekaždého.sk: „Ako podnikateľ nemusíte všetky úradné podania podpisovať sami. Môžete udeliť plnomocenstvo vašej účtovníckej firme, ktorá bude tieto úkony vykonávať za vás. V www.uctovnictvoprekazdeho.sk pre našich klientov zabezpečujeme kompletnú elektronickú komunikáciu s úradmi. Vybavíme si potrebné oprávnenia a všetky daňové priznania, výkazy a hlásenia podávame v ich mene naším vlastným elektronickým podpisom. Klient tak ušetrí čas a má istotu, že všetko je podané správne a včas.“
Ak máte ďalšie otázky alebo potrebujete pomôcť s nastavením elektronickej komunikácie s úradmi, neváhajte nás kontaktovať. V Účtovníctvo pre každého sme tu pre vás a radi sa pozrieme na vašu situáciu.
Súvisiace pojmy v našej encyklopédii:
- Elektronická schránka
- Finančná správa
- Sociálna poisťovňa
- Zmluva
- Účtovný doklad
- Obchodný register
- IČO
Sledujte nás aj na sociálnych sieťach.
