Archivácia účtovných dokladov | Účtovníctvo pre každého

« Back to Glossary Index

Archivácia účtovných dokladov je zákonom stanovený proces a povinnosť každej účtovnej jednotky (firmy, živnostníka) uchovávať a ochraňovať svoje účtovné záznamy po presne určenú dobu. Nejde len o odkladanie starých papierov do krabice. Je to kľúčový proces, ktorý zabezpečuje preukázateľnosť vášho účtovníctva a chráni vás v prípade daňovej kontroly alebo iných sporov.

Analógia: Predstavte si archiváciu ako „pamäť“ vašej firmy. Bez nej si neviete spomenúť, čo sa v minulosti stalo, a čo je horšie, neviete to dokázať ani úradom.

Prečo je správna archivácia účtovných dokladov taká dôležitá?

Zákonná povinnosť: Je priamo vyžadovaná viacerými zákonmi, najmä Zákonom o účtovníctve a Zákonom o DPH. Jej zanedbanie je správnym deliktom, za ktorý hrozí pokuta.
Kľúčový dôkazný materiál: Vaše archivované doklady sú prvoradým dôkazom pri daňovej kontrole. Ak neviete preukázať svoje príjmy alebo výdavky, daňový úrad vám ich môže spochybniť a dodatočne vyrubiť daň a penále.
Spätná kontrola a analýza: Archivované dáta vám umožňujú spätne analyzovať hospodárenie firmy, porovnávať obdobia a robiť lepšie rozhodnutia do budúcnosti.

Ako dlho musím čo archivovať? Prehľad najdôležitejších lehôt

Lehota na archiváciu sa líši v závislosti od typu dokumentu. Začína plynúť od konca účtovného obdobia, ktorého sa dokumenty týkajú (napr. lehota pre faktúry z roku 2025 začína plynúť od 1. januára 2026).

Typ dokladu	Minimálna lehota na archiváciu
Účtovná závierka a Výročná správa	10 rokov
Účtovné doklady (faktúry, bločky, zmluvy, bankové výpisy…)	10 rokov
Účtovné knihy (účtovný denník, hlavná kniha)	10 rokov
Inventúrne súpisy, účtový rozvrh	5 rokov
Mzdové listy	50 rokov
Osobné spisy zamestnancov	70 rokov od narodenia zamestnanca

POZOR: Mzdové listy a osobné spisy majú extrémne dlhé lehoty uchovávania z dôvodu budúcich dôchodkových nárokov zamestnancov.

Papierová vs. Elektronická archivácia účtovných dokladov

Zákon o účtovníctve umožňuje uchovávať dokumenty v pôvodnej písomnej forme, alebo ich previesť do elektronickej podoby.

Elektronická archivácia: Ak sa rozhodnete skenovať dokumenty a archivovať ich digitálne, musíte zabezpečiť ich vierohodnosť, neporušenosť obsahu a čitateľnosť. V praxi to znamená, že nestačí len fotka mobilom. Sken by mal byť kvalitný a systém uloženia bezpečný.
Výhody elektronizácie: Šetrí obrovské množstvo fyzického priestoru, uľahčuje vyhľadávanie a umožňuje bezpečné zálohovanie.

Tip od Účtovníctvoprekaždého.sk: „Správna archivácia účtovných dokladov je základom pre pokojný spánok a bezproblémovú daňovú kontrolu. V www.uctovnictvoprekazdeho.sk pracujeme s našimi klientmi primárne digitálne. Pomáhame im nastaviť systém na elektronické odovzdávanie a archiváciu dokladov, čím im šetríme nielen miesto v kancelárii, ale aj čas a stres pri prípadnom vyhľadávaní. Mať všetko bezpečne a prehľadne uložené na jednom mieste je v dnešnej dobe na nezaplatenie.“

Ak máte ďalšie otázky alebo potrebujete poradiť, ako si správne nastaviť systém archivácie a skartácie dokumentov, neváhajte nás kontaktovať. V Účtovníctvo pre každého sme tu pre vás a radi sa pozrieme na vašu situáciu.

Súvisiace pojmy v našej encyklopédii:

Sledujte nás aj na sociálnych sieťach.