Pečiatka a podpis na faktúre v roku 2025: Povinnosť alebo len zvyk?

Pečiatka a podpis na faktúre sú pre mnohých podnikateľov stále neoddeliteľnou súčasťou procesu fakturácie. Práve ste v počítači dokončili faktúru za svoju prácu a váš ďalší krok je automatický: vytlačiť, opečiatkovať, podpísať a naskenovať späť do počítača. Ale je to naozaj nutné? Máme pre vás dobrú správu, ktorá vám ušetrí čas, papier aj toner: časy, kedy boli tieto úkony nevyhnutnosťou, sú dávno preč. Poďme sa pozrieť na to, čo o tom hovorí slovenská legislatíva v roku 2025 a ako si môžete zjednodušiť život.

Prečo si stále myslíme, že je to povinné? (Sila zvyku)

Dôvody, prečo tento mýtus pretrváva, sú najmä historické a psychologické. V preddigitálnej, „papierovej“ dobe boli pečiatka a vlastnoručný podpis kľúčovými prvkami na potvrdenie pravosti a oficiálnosti akéhokoľvek dokumentu. Tento zvyk sa tak hlboko zakorenil v našej podnikateľskej praxi, že ho mnohí stále považujú za štandard, aj keď zákon už dávno hovorí niečo iné. Faktúra s pečiatkou a podpisom jednoducho pre mnohých stále pôsobí „dôveryhodnejšie“.

Pečiatka a podpis na faktúre: Čo naozaj hovorí zákon?

A teraz to najdôležitejšie. Ani jeden z kľúčových zákonov, ktoré upravujú náležitosti faktúr (daňových a účtovných dokladov), neuvádza pečiatku ani vlastnoručný podpis vystaviteľa ako povinnú súčasť.

• Zákon o účtovníctve (č. 431/2002 Z. z.): Tento zákon definuje, čo všetko musí obsahovať účtovný doklad (§ 10), aby bol preukázateľný. Podpisový záznam (teda podpis zodpovednej osoby) je síce náležitosťou, ale týka sa primárne osôb zodpovedných za účtovný prípad a jeho zaúčtovanie v rámci firmy (interný proces), nie samotného vystavenia faktúry pre odberateľa.
• Zákon o DPH (č. 222/2004 Z. z.): Tento zákon v § 74 presne definuje povinné náležitosti faktúry pre účely DPH. Ani tu sa pečiatka a podpis vystaviteľa nespomínajú.

Čo teda MUSÍ obsahovať faktúra (zjednodušený prehľad pre platiteľa DPH)?

✔️ Meno a adresu sídla, miesta podnikania, prípadne prevádzkarne dodávateľa a jeho IČO a IČ DPH.

✔️ Meno a adresu sídla, miesta podnikania odberateľa a jeho IČO a IČ DPH.

✔️ Poradové číslo faktúry.

✔️ Dátum, kedy bol tovar alebo služba dodaná.

✔️ Dátum vyhotovenia faktúry.

✔️ Množstvo a druh dodaného tovaru alebo služby.

✔️ Základ dane pre každú sadzbu dane, jednotkovú cenu bez dane a zľavy.

✔️ Uplatnenú sadzbu DPH.

✔️ Výšku DPH v eurách spolu.

✔️ Celkovú sumu, ktorú treba uhradiť.

Moderná doba: Elektronická fakturácia a vierohodnosť

V digitálnom svete sa vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu faktúry zabezpečuje inými spôsobmi. Elektronická faktúra poslaná vo formáte PDF z vašej oficiálnej firemnej e-mailovej adresy je plne legitímna a postačujúca. Jej pravosť je zabezpečená tzv. kontrolným auditným záznamom – teda prepojením medzi faktúrou, objednávkou, dodacím listom a bankovou transakciou.

Kedy sa podpis alebo pečiatka ešte môžu hodiť?

Aby sme boli úplne fér, existujú situácie, kedy majú podpis a pečiatka stále svoj praktický význam:

• Podpis PRÍJEMCU: Ak odovzdávate tovar alebo prijímate platbu v hotovosti, je veľmi dobrý nápad nechať si od odberateľa podpísať prevzatie na kópii faktúry, dodacom liste alebo príjmovom pokladničnom doklade.
• Interné firemné procesy: Niektoré veľké korporácie môžu mať interné smernice, ktoré pre svoj schvaľovací proces stále vyžadujú podpis zodpovednej osoby na faktúre.
• Zahraniční partneri: V niektorých krajinách môže stále pretrvávať kultúrny zvyk očakávať opečiatkovanú a podpísanú faktúru.

Tip od Účtovníctvoprekaždéh​o.sk: „Ušetrený čas sú ušetrené peniaze. Zbavte sa zbytočnej administratívy. Namiesto 5 minút strávených tlačením a skenovaním každej faktúry venujte tento čas radšej kontrole neuhradených pohľadávok alebo plánovaniu vášho cash flow. Moderné fakturačné a účtovné systémy vám umožnia posielať profesionálne vyzerajúce faktúry na jedno kliknutie. Ak chcete poradiť, ako zefektívniť svoju administratívu, v www.uctovnictvoprekazdeho.sk vám radi ukážeme moderné riešenia.“

Môžete s pokojným svedomím prestať používať pečiatku a podpis na každej faktúre, ktorú vystavujete. Zákon to od vás nevyžaduje. Ušetrite si čas, papier aj toner a posielajte faktúry moderne – elektronicky. Je to plne legitímne, efektívne a v dnešnej dobe aj ekologickejšie. Je to len na vás.

Ing. Branislav Hahn

Sledujte nás aj na sociálnych sieťach.