Kniha jázd je jedným z najčastejšie diskutovaných dokumentov v podnikaní, najmä ak na pracovné účely využívate automobil. Pre mnohých podnikateľov, či už ide o živnostníkov alebo firmy (s.r.o.), predstavuje nevyhnutný nástroj na preukázanie daňových výdavkov spojených s prevádzkou vozidla. Správne a dôsledne vedená kniha jázd vám umožňuje uplatniť si náklady na pohonné hmoty (PHM), opravy, údržbu či poistenie ako daňovo uznateľné výdavky a zároveň slúži ako dôležitý dôkazný prostriedok pri prípadnej daňovej kontrole. Ako ju teda viesť správne v roku 2025?
Kedy je vedenie Knihy jázd nevyhnutné?
Povinnosť alebo potreba viesť knihu jázd vzniká najmä v nasledujúcich situáciách:
- Uplatňovanie výdavkov na PHM podľa skutočnej spotreby: Ak si chcete do daňových výdavkov zahrnúť skutočne prejazdené pohonné hmoty (na základe cien a spotreby podľa technického preukazu), kniha jázd je nevyhnutná na preukázanie počtu najazdených kilometrov na pracovné účely.
- Vozidlo zaradené v obchodnom majetku: Ak má firma (s.r.o.) alebo živnostník vozidlo zaradené vo svojom obchodnom majetku (či už kúpené alebo na lízing), kniha jázd slúži na preukázanie, že všetky jazdy (alebo ich pomerná časť) boli uskutočnené v súvislosti s podnikaním a teda aj súvisiace náklady (odpisy, poistenie, servis, PHM) sú oprávnenými daňovými výdavkami.
- Používanie súkromného vozidla na podnikanie: Ak živnostník alebo zamestnanec používa svoje súkromné vozidlo na pracovné cesty a chce si uplatniť nárok na cestovné náhrady (základná náhrada za každý kilometer a náhrada za spotrebované PHM), kniha jázd je nevyhnutným podkladom pre výpočet a preukázanie týchto náhrad.
- Preukázanie pomeru jázd: Ak sa vozidlo využíva čiastočne na podnikanie a čiastočne na súkromné účely, kniha jázd je kľúčová pre správne určenie pomeru a následné krátenie výdavkov (napr. pri odpisoch, DPH a pod.).
Čo musí obsahovať správna Kniha jázd?
Aby bola vaša kniha jázd akceptovaná daňovým úradom, mala by obsahovať minimálne tieto údaje pre každú jazdu:
- Identifikácia vozidla: Typ vozidla, evidenčné číslo (EČV), prípadne informácia o priemernej spotrebe podľa technického preukazu.
- Dátum jazdy.
- Miesto (odkiaľ) a čas začiatku jazdy.
- Cieľ cesty (kam).
- Účel cesty: Musí byť jasne definovaný a súvisieť s podnikateľskou činnosťou (napr. „Stretnutie s klientom ABC v BA“, „Nákup kancelárskych potrieb v ZA“, „Odvoz tovaru na poštu“). Všeobecné popisy ako „pracovná cesta“ nemusia byť postačujúce.
- Počet najazdených kilometrov za danú jazdu.
- Stav tachometra na začiatku a na konci jazdy (alebo aspoň na začiatku a konci dňa/mesiaca pri chronologickom zápise).
- Meno vodiča (ak vozidlo používa viac osôb).
Odporúčané údaje (nie povinné, ale veľmi užitočné):
- Záznamy o tankovaní PHM (dátum, množstvo, cena, stav tachometra pri tankovaní) – pomáhajú pri kontrole a preukazovaní spotreby.
- Poznámky k jazde (napr. obchádzky, špecifické okolnosti).
Forma vedenia Knihy jázd:
- Papierová forma: Klasická kniha alebo tlačené hárky. Je prácna, náchylná na chyby, stratu a ťažko sa spätne kontroluje a dopĺňa. Vyžaduje striktnú chronológiu zápisov.
- Elektronická forma:
- Tabuľkový procesor (napr. Excel): Lepšia ako papier, umožňuje výpočty, ale stále vyžaduje manuálne zadávanie a disciplínu.
- Mobilné aplikácie a online softvér: Najmodernejší a najefektívnejší spôsob. Mnohé aplikácie využívajú GPS na automatické sledovanie trás, umožňujú rýchle zadanie účelu cesty a generujú prehľadné reporty. Šetria čas a minimalizujú riziko chýb. Často sú prepojiteľné s účtovnými systémami.
- GPS monitoring: Pokročilé systémy poskytujú detailný prehľad o pohybe vozidiel v reálnom čase, vhodné najmä pre firmy s viacerými vozidlami.
Najčastejšie chyby pri vedení Knihy jázd:
- Neúplné záznamy (chýbajúci účel cesty, kilometre, dátumy).
- Príliš všeobecný alebo nejasný účel cesty.
- Nechronologické alebo evidentne spätne dorábané záznamy.
- Nesúlad medzi stavom tachometra a celkovým počtom najazdených kilometrov.
- Nezhoda medzi vykázanou spotrebou PHM a dokladmi o tankovaní.
- Zahrnutie súkromných jázd medzi pracovné.
- Neaktuálnosť záznamov (vypĺňanie s veľkým časovým odstupom).
Tipy pre správne a bezproblémové vedenie Knihy jázd:
- Buďte dôslední: Zapisujte jazdy pravidelne – ideálne po každej jazde alebo aspoň na konci každého dňa.
- Buďte konkrétni: Jasne a presne popisujte účel každej pracovnej cesty.
- Využívajte technológie: Elektronická kniha jázd vám ušetrí čas a zníži chybovosť.
- Kontrolujte súlad: Pravidelne si overujte logickú nadväznosť stavu tachometra a súčet kilometrov. Porovnávajte spotrebu s tankovaním.
- Archivujte doklady: Starostlivo si odkladajte všetky bločky za nákup PHM.
- Oddeľujte súkromné jazdy: Ak využívate vozidlo aj súkromne, tieto jazdy do knihy jázd pre daňové účely nezaznamenávajte, resp. ich jasne odlíšte.
Správne vedená Kniha jázd nie je len zbytočnou byrokraciou. Je to kľúčový dokument, ktorý vám umožňuje legálne znížiť daňový základ o náklady spojené s používaním vozidla a zároveň slúži ako vaša obrana pri daňovej kontrole. Investícia do presného a pravidelného vedenia knihy jázd, ideálne s pomocou moderných nástrojov, sa vám mnohonásobne vráti v podobe ušetrených daní a pokoja pri komunikácii s úradmi.
Neviete si rady s Knihou jázd alebo účtovníctvom?
Správne vedenie knihy jázd a jej prepojenie na účtovníctvo môže byť náročné. Ak chcete mať istotu, že vaše záznamy sú v súlade s predpismi a že si uplatňujete všetky oprávnené náklady, obráťte sa na nás. Na www.uctovnictvoprekazdeho.sk vám ponúkame profesionálne účtovné služby vrátane poradenstva pri vedení knihy jázd. Kontaktujte nás a zjednodušte si administratívu.
Ing. Juraj Herko
Sledujte nás aj na sociálnych sieťach.
