Elektronická fakturácia | Účtovníctvo pre každého

« Back to Glossary Index

Elektronická fakturácia je moderný spôsob vystavovania, odosielania, prijímania a archivácie faktúr v elektronickom formáte, ktorý plne nahrádza tradičný papierový proces. Nejde len o sken papierovej faktúry, ale o dokument, ktorý je od svojho vzniku až po archiváciu v digitálnej podobe (najčastejšie ako PDF alebo v štruktúrovanom formáte ako XML).

Analógia: Je to ako prechod od klasickej listovej pošty k e-mailu. Namiesto tlače, podpisovania, obálok a známok posielate a prijímate faktúry na pár klikov – rýchlo, lacno a efektívne.

Je faktúra v PDF plnohodnotným daňovým dokladom?

Áno, jednoznačne áno. Toto je najčastejšia otázka a Zákon o DPH v tom má jasno. Elektronická faktúra je rovnocenná s papierovou, pokiaľ sú pri nej splnené tri základné podmienky počas celej doby jej uchovávania:

Vierohodnosť pôvodu: Musí byť zaručené, že faktúru vystavil skutočne ten dodávateľ, ktorý je na nej uvedený.
Neporušenosť obsahu: Musí byť zabezpečené, že obsah faktúry nebol po jej vystavení zmenený.
Čitateľnosť: Faktúra musí byť čitateľná ľudským okom.

V praxi sa tieto podmienky považujú za splnené napríklad vtedy, ak faktúru odošlete ako PDF prílohu z vašej oficiálnej firemnej e-mailovej adresy, alebo ju sprístupníte cez zabezpečený klientský portál.

Aké sú hlavné výhody elektronickej fakturácie?

Úspora nákladov: Šetríte peniaze za papier, toner do tlačiarne, obálky a poštovné.
Úspora času: Vystavenie a odoslanie faktúry trvá sekundy, nie minúty. Odpadajú cesty na poštu.
Rýchlosť a efektivita: Faktúra je u odberateľa okamžite po odoslaní. To môže viesť k rýchlejšej úhrade a zlepšeniu vášho cash flow.
Prehľadnosť a jednoduchá archivácia: Elektronické faktúry sa dajú ľahko ukladať, zálohovať a hlavne v nich môžete na pár klikov vyhľadávať. Už žiadne listovanie v šanónoch.
Šetrnosť k životnému prostrediu: Menej spotrebovaného papiera a energie je prínosom pre planétu.

Potrebujem súhlas odberateľa?

Na zasielanie elektronických faktúr je potrebný súhlas odberateľa. Tento súhlas však nemusí byť písomný. Za súhlas sa považuje aj to, ak odberateľ elektronickú faktúru spracuje a uhradí bez námietok. V drvivej väčšine prípadov je dnes elektronická fakturácia už bežným a akceptovaným štandardom.

Tip od Účtovníctvoprekaždého.sk: „Elektronická fakturácia je prvým a najdôležitejším krokom k modernej a plne digitálnej účtovnej agende. V www.uctovnictvoprekazdeho.sk našich klientov aktívne podporujeme v prechode na digitálne procesy. Prijímanie dokladov e-mailom nám umožňuje ich spracovať rýchlejšie, efektívnejšie a s menším rizikom chyby. Vďaka tomu majú naši klienti aktuálnejší prehľad o svojich financiách a my máme viac času na strategické poradenstvo, ktoré im prináša reálnu hodnotu.“

Ak máte ďalšie otázky alebo potrebujete poradiť s prechodom na elektronickú fakturáciu a digitálne účtovníctvo, neváhajte nás kontaktovať. V Účtovníctvo pre každého sme tu pre vás a radi sa pozrieme na vašu situáciu.

Súvisiace pojmy v našej encyklopédii:

Sledujte nás aj na sociálnych sieťach.